Bocsárdi László Attila beszámolója

A Logisztikai Híradóban közzétett beszámoló Sabine Ursel és Volker Haßmann (BME) BIP (2-2010) magazinban közzétett cikkének felhasználásával készült.

Válságos időkben erős szövetségekre van szükség: a beszerzési vezető (CPO) és a pénzügyi vezető (CFO) jelenti vállalatuk számára a reménysugarat – ez a páros alkotja az előretörő hatékony alfa-teamet. A sikerre törekvő partnerségben a két félnek gyakran először saját szerepüket kell újra gondolniuk: melyek az új hangsúlyok, hogyan értelmezhető és alakítható ki a sikeres modell?

A válság megmutatta: a likviditás biztosításához a vállalatoknak új stratégiára és az együttműködés új formáira van szükségük. A gyenge konjunktúrával jellemezhető időszakokban a beszerzés kiemelkedő szerepet kap a költségek csökkentésében. Döntő irány a szoros együttműködés a pénzügyi területtel: csökkenteni kell a termelési költségeket, javítani a Working Capital Managementet és a szállítói oldalon felmerülő csődkockázatok ellen be kell magunkat biztosítani. 
Power-point diákon bemutatott puszta szándéknyilatkozatok, valamint a CFO és a CPO puszta informális találkozói nem elegendőek. Még a haladó vállalatoknál is első lépésben gyakran mindkét szerepet újra kell definiálni. A második lépésben összehangolt és együttműködő folyamatot kell létrehozni. A két fél csak erre az alapra építkezve képes az alfa-csapatot létrehozni, amely erősebbé és nyereségesebbé teszi a vállalatot. 
Az egyenrangú partnerség példájául szolgál az Air France-KLM esetében a CFO-CPO felállás szoros kapcsolatban a CEO-val. 2008-ban a légitársaság addig nem látott mértékű veszteséget könyvelt el, csak a szállítmányozási üzletágban 40%-os forgalomcsökkenést szenvedett el. A két vállalat az egyesülés óta ezenfelül azon munkálkodik, hogy a francia és holland munkamódszereket harmonizálja és a két beszerzési szervezetet összekapcsolja.

Egyensúlyozás
A CEO-CFO-CPO háromszögjellegű kapcsolata kulcsfontosságú a válság leküzdésében. Az Air France-KLM esetében a beszerzési vezető a Group Executive Board egyenrangú tagja. „Ebben a háromszögben a beszerzés és az üzleti területek intenzív és kiegyensúlyozott kooperációja zajlik” – mondja Frank de Reij, Executive Vice President & Group CPO. „A beszerzés feladata a tartós költségcsökkentés, költségelkerülés és likviditásmenedzsment. A CFO meghatározhatja a pénzügyekhez és a költségekhez kapcsolódó célokat, de a CPO mondja meg, hogyan kell cselekedni.”
Ebben az esetben a beszerzés egyértelműen az intézkedések motorja. „Nem látom okát, miért kellene a CPO-nak a CFO felé jelentenie. Sokkal fontosabb, hogy az igazgatósági vezető a beszerzési vezető mögött álljon, aki így egyenrangú üzleti partner” – hangsúlyozza Frank de Reij, aki évi 5 milliárd eurónyi beszerzési volumenért felel. Ennek ellenére a beszerzésben a teljesítmény mérése kihívást jelent. Ennek során a beszerzés és a pénzügy közötti kapcsolat különleges szerepet kap. 
A Deutsche Post DHL pénzügyekért felelős igazgatósági tagja, Lawrence A. Rosen számára a CPO és CFO partneri viszonya ma fontosabb, mint valaha: „Mindkettejüknek folyamatosan az értékteremtésen és a kockázatok minimalizálásán kell munkálkodniuk.” Ennek megfelelően a beszerzést hamar bevonják a logisztikai konszern beruházási folyamataiba. A beszerzésben nyújtott teljesítményt és eredményt világosan meghatározott KPI-k alapján nemzeti, regionális és globális szinten vezérlik. A nettó forgótőkét 2007 vége és 2009 vége között 890 millió euróval sikerült csökkenteni. A beszerzés hozzájárulásának tekinthető többek között az olyan intézkedések, mint a fizetési határidők módosítása és a szállítói finanszírozási program. A TOP 100 beszállítók körében végzett stabilitási ellenőrzés megvizsgálja azok pénzügyi állapotát és gazdasági életképességét.

Az Opel/Vauxhall beszerzésért és logisztikáért felelős alelnöke, Thomas A. McMillen is CEO-jának, Nick Reillynek, a GM Europe elnökének jelent. A célkitűzéseit azonban Mark Jamestől kapja, aki 2010 januárja óta a rüsselsheimi Opel új pénzügyi ügyvezetője. „A kivitelezés mozgástere természetesen a miénk” – hangsúlyozza McMillen. Az impulzusok viszont mindkét oldalról jönnek. „A CFO talán nem mindig érti, ahogyan eljárunk, ezekben az esetekben beszélnünk kell.”

A CEO-CFO-CPO háromszög kapcsolat kulcsfontosságú a válság leküzdésében.

Bármilyen megjelenési formája is van azonban a beszerzési és a pénzügyi vezetők együttműködésének, mindkettejüknek szorosan rajta kell tartaniuk a szemüket a piacon. „A CFO-nak és a CPO-nak képesnek kell lennie összehangolt intézkedésekkel reagálni a gyaníthatóan emelkedő nyersanyagköltségekre, az átmeneti szűk keresztmetszetekre az ellátásban, a meghosszabbodott szállítási határidőkre és az árfolyam-ingadozásokra”; ezt az üzenetet fogalmazta meg Robert Fieten, a „European Procurement Excellence” (EPE) BME-konferencia vezetője a 200 európai pénzügyi és beszerzési vezető számára, akik Münchenben cseréltek eszmét a szorosabb kapcsolódási pontok kialakításáról.

Kockázatkezelés
A zavarok, csőd- és nemfizetési kockázatok korai felismerése volt az EPE-csúcs egyik központi témája. Ehhez kombinált beszerzési és pénzügyi/kontrolling szaktudás szükséges. Az Opel/Vauxhall esetében naponta küldik a szállítói áttekintést a detroiti globális beszerzési szervezetnek. Thomas McMillen Münchenből kevesebb, mint egy százaléknyi fizetésképtelen szállítóról és kevesebb, mint kétszázaléknyi veszélyeztetett szállítóról számolt be a teljes beszállítói bázist tekintve. Az új termékpolitika keretében a szállítók száma az év végéig 20 százalékkal csökken. A vállalat egyidejűleg a stratégiai beszállítókra összpontosít, „akik e nyugtalan időkben is hűségesek az Opelhez” – mondja a michigani férfi. „A fordulathoz megbízható partnerekre van szükség.” Az opelesek kockázatkezelése azonban nem tervez beszállítói finanszírozói programokat. 
A kockázatkezelés a svájci csomagolóanyag-gyártó TetraPak számára is a beszerzés legfontosabb teendői közé tartozik. Már a válságot megelőzően is évente négy találkozóra került sor a beszállítókkal. Azonban amikor 2008 végén komoly problémák jelentkeztek a beszállítóknál, a vállalat késztetést érzett egy szisztematikus kockázatkezelés kialakítására. Egy speciális „kockázati térképen” azonosítjuk a beszállítók veszélyeztetettségi potenciálját és a vállalat beszerzése számára betöltött jelentőségükkel relációba helyezik. 
Az eljárás eredménye a rendszeres „kockázat-áttekintés”, amelyről a menedzsmentnek egy havonta lebonyolított telefonkonferencia keretében számolnak be. Az egyórás megbeszélésen a beszerzés mellett a logisztikai vezető, a pénzügyi vezető és a jogi szakterület vesz részt. A jogászokkal folytatott egyeztetésnek nagyobb szerep jut, mint a pénzügyi területtel folytatott konzultációnak” – mondja Fabrice d’Agostino, a TetraPak Business Control Supply Management vezetője. Ez elsősorban a szerződések ellenőrzését és a fizetési módokat érinti. A fizetési határidők témájában aztán újra a CFO van porondon. A beszerzés és a pénzügy szorosan együttműködik – „rendkívül fontos mindazonáltal az ügyvezetés elkötelezettsége” – hangsúlyozza d’Agostino.

Jobb cashflow
A BorgWarner autóipari beszállító esetében is a beszerzés azon koncepciók motorja, amelyek a vállalati likviditás javításához hozzájárulnak. Négy évvel ezelőtt indult a „Supply Chain Financing” program, amelynek keretében a beszerzést végző vállalat és a beszállító közé beiktatódik egy finanszírozó bank. A beszállító így egy általa választott időpontban lehívhatja a számla összegét. A BorgWarner pedig megállapodik a bankkal az általa teljesítendő, későbbi fizetési határidőkben. A megoldás előnye: a szállítók hamarabb a pénzükhöz jutnak, a BorgWarner pedig eurómilliókat tud így felszabadítani, amely összeg egyébként a szállítói lánchoz kapcsolódna. Ez a program először kételyeket ébresztett a pénzügyi oldalon, később azonban az elérendő cashflow-hatások révén a CFO-t is meggyőzte. „A pénzügyi területtől kaptuk a zöld jelzést, a kezdeményezés azonban tőlünk származik” – magyarázza John J. McGill, a BorgWarner alelnöke és CPO-ja. Szavai szerint azt is a beszerzés határozza meg, hogy mely szállítók vesznek részt a programban.

A csőd- és nemfizetési kockázatok korai felismerése - kombinált beszerzési és pénzügyi szaktudás igény

John McGill: „A beszerzésnek ma nagyon komoly rangja van vállalatunknál.” Szavai szerint korábban a beszerzők mindenekelőtt megrendelők és „kemény tárgyalási csontok” voltak, időközben területük szakértőjeként működnek, akiknek ezenfelül összetett nemzetközi szállítói kapcsolatokat kell menedzselniük. A BorgWarner öt független üzleti területén McGill beszerzési vezetőit egy-egy pénzügyi specialista is támogatja. „A holnap beszerzési vezetőjének erőteljes pénzügyi kompetenciákkal kell rendelkeznie.” Ezekre a képességekre különösen a válságos időkben van szükség. Így az autóipari beszállítónak az elmúlt évben is többet kellett a szállítói problémáival foglalkoznia, mint a költségcsökkentés témájával. „Minden válságból új ötleteket kell nyernünk” – mondja John McGill. „Nagyon sokat tanultam éppen az elmúlt hónapokban, ezért bízom benne, hogy ez a válság is új lehetőségeket fog hozni.”

Résztvevői szemmel

• Kitűnő szervezés
  A konferencia során végig érezhető volt a rendezők körültekintő előkészítése és profi részvétele, amely mindig a résztvevők igényeihez igazodott. Ez már a felkért előadók személyében és a választott témakörökben is megnyilvánult, de még  a szünetek ütemezése is elősegítette a kapcsolat-teremtést a három párhuzamos szekció résztvevői között.
• Networking/kapcsolatteremtési lehetőségek
  A BME szervezet vezetői és munkatársai  aktívan résztvettek az eseményekben, előzékeny házigazdaként szakembereket mutattak be egymásnak, de szükség esetén moderálták az élénk beszélgetéseket, netán szürke eminenciásként irányították azt vissza a megfelelő mederbe.
• Etikai kódex
  A fórum jó lehetőséget biztosított a szervező BME részére hogy az új kezdeményezéseiket is bemutassák. Így például a társaság új beszerzési etikai kódexét a témát koordináló ügyvéd ismertette az érdeklődőknek, akik a kezdeményezés hátteréről és növekvő elfogadottságáról tájékozódhattak a BME standjánál.
• Nemzetközi dimenzió:
  A Bajorországban szervezett előadássorozat előadói cégek vagy szervezetek képviselői voltak Németországból, Amerikai Egyesült Államokból, Svájcból, Franciaországból, Angliából, Spanyolországból. Az előadások angolul, a szünetbeli eszmecserék főleg németül folytak, míg a francia, olasz és közép-európai résztvevőknek köszönhetően a szakmai beszélgetések során igazi „nyelv-kavalkád” alakult ki – valódi élmény volt kérdésre válaszolni vagy hozzászólni egy-egy érdekesebb témához…

Összefoglalás:
A beszerzésnek és a pénzügynek élnie kell ezekkel az esélyekkel, közösen kell koncepciókat és megoldásokat kitalálnia a teljes vállalat értékteremtése növelésére. A CPO és a CFO által alkotott alfa-team: a jövő sikermodellje.

A tudósító a Beszerzési Vezetők Klubjának vezetőségi tagja, a Siemens Zrt.  SCM stratégiai igazgatója, aki az EPE 2010 konferencián az MLBKT képviseletében vett rész.