HOGYAN TAKARÍTSUNK MEG ÉVI SZÁZMILLIÁRDOT?
(köz)beszerzés – a jogszabályon túl...
A közpénzek ésszerű és átlátható felhasználása, a széleskörű, nyilvános ellenőrizhetőség megteremtése, a közbeszerzési versenyek tisztaságának biztosítása - a hatályos, jelenleg 407§-ból álló közbeszerzési törvény ezeknek a céloknak az érdekében született. Legalábbis így kezdődik a normaszöveg...
A nem csak közbeszerzéssel foglalkozó, a megfogalmazott szándékkal egyetértő beszerzési szakembernek azonban a fenti felsorolásból éppen a lényeg hiányzik: a közpénzből finanszírozott kötelezettségvállalásokkal kapcsolatos, egyértelműen meghatározott nemzetgazdasági, szervezeti és beszerzési cél. A nyilvánosság, az ellenőrizhetőség és az átláthatóság önmagában kevés a hatékonysághoz! A törvényt olvasva a beszerzési szakembernek olyan benyomása támad, hogy a jogalkotó nem volt kellően jártas a beszerzési szakmában, a törvény alkalmazása során pedig gyakorlati nehézségekbe ütközik, valamint szakmai felkészületlenséget, az alapvető piaci mechanizmusok figyelmen kívül hagyását, szervezési és tervezési hozzá nem értést, sok esetben pedig a felelősséggel nem párosuló hatáskörök hiányát tapasztalja.
Fel kell ismerni: a közbeszerzés nem önálló és főként nem jogi tudomány, hanem a beszerzési szakma egy nagyon fontos része, így szabályozását is a beszerzés korszerű módszereire kell építeni.
A magyar nyelven is elérhető, évekkel ezelőtt megjelent szakkönyvek az alábbiak szerint határozzák meg a beszerzést: „ ...a megfelelő minőségű anyag beszerzése a megfelelő időben, a megfelelő mennyiségben, a megfelelő forrásból, a megfelelő áron.” (Baily-Farmer)
„A hagyományos értelmezés szerint a beszerzés feladata a működéshez szükséges anyagok
megvásárlása. A kibővült értelmezés szerint beszerzésnek minősül minden kiadás (kivéve az adókat illetve a bér jellegű kiadásokat)” (Vörösmarty)
„Magában foglalja a beszerzés tervezését, a beszerzési stratégia kialakítását. A beszerzés feladata a megfelelő szállító kiválasztása, a szerződéskötés, a szállítók folyamatos ellenőrzése és fejlesztése, valamint a vállalat egyéb szervezeteivel kialakítandó tevékenység koordinációja. Ezek révén járul hozzá a beszerzés a vállalati eredményhez.” (Majoros)
A harmadik definícióban a vállalat lehet közpénzből vagy részben közpénzből finanszírozott szervezet vagy gazdasági társaság is.
Az érdeklődő további meghatározásokat találhat és a korszerű megoldások mellett szakmánk
alapvetéseiről is olvashat Vörösmarty Gyöngyi és Tátrai Tünde közelmúltban megjelent Beszerzés című könyvében.
A statisztikák szerint hazánkban évente hozzávetőlegesen 1400-1700 milliárd forint értékben vállalunk kötelezettséget a lefolytatott közbeszerzési eljárások során. Ez a jelenleg hagyományos értelmezés szerinti érték is rendkívül sok pénz, azonban ha valamennyi közpénzből finanszírozott (beszerzési) kötelezettségvállalást számba vennénk, a fentinél is nagyobb értéket kapnánk.
Az elmúlt közel 10 évben több fórumon volt alkalmam beszélgetni a közpénzek költéséről. Kivétel nélkül minden beszélgetést kritikai hangnem jellemzett, és egyetértés volt abban, hogy a rendszer teljesítménye jelentősen javítható. Sajnos ezek a beszélgetések többnyire a kritika megfogalmazásával véget is értek, pedig a probléma jelzésén túl a szakmának megoldásokat is kell javasolnia!
Az elmúlt évtizedek gazdaságpolitikája nehéz örökség a jelen és a jövő generációinak. Jelentős hatékonyságjavulást a nagy rendszerek többször beharangozott, ésszerű átalakításával lehetne elérni, ami szervezési, kommunikációs és politikai feladat, de ez az átalakítás a beszerzésekre közvetlen hatással csak bizonyos idő elteltével lesz. Ennél lényegesen kisebb politikai és egyéb kockázata van a közpénzből finanszírozott költések racionalizálásának - költéseink ésszerűsítése önmagában is jelentős megtakarításokhoz vezetne, ráadásul belátható időn belül.
A jól felkészült, megfelelő felelősségi és hatáskörrel felruházott beszerzési szervezetek jelentős mértékű pozitív hatást gyakorolhatnának közpénzeink költésére. Napjainkban azonban az erős jogi hatás és a beszerzés szakmai ismereteinek a hiánya miatt a közbeszerzési szférában a beszerzés stratégiai szerepe nem érvényesül.
Az alábbiakban a jelenlegi közbeszerzési gyakorlat legfőbb hiányosságait ismertetem.
1. Szaktudás hiánya: Univerzális (köz)beszerzési szakemberekre van szükség. Az eredményes munkavégzéshez ugyanis beszerzési, eljárás-technikai, jogi, pénzügyi-gazdálkodási, projekt menedzseri, tárgyalástechnikai és angol nyelvi ismeretek is kellenek. Ehhez tanulásra, szervezett és egyéni képzésekre, valamint benchmarkokra van szükség, ami nyitottsággal és a munkáltató támogatással valósítható meg.
2. Tervezési hiányosságok: A közpénzből finanszírozott szervezetek nagy részénél hiányoznak a valós stratégiai és középtávú tervek, az éves és időszaki tervek több irányú megalapozottsága, valamint a tulajdonosi szemlélet. A beszerzési szervezeteket általában nem vonják be a tervezésbe, és a valóság sok esetben jelentősen eltér a tervezettől. Tervezéskor a beszerzési eljárásokat gyakran nem hangolják össze más eljárásokkal vagy szervezetekkel. A megfelelő költésirányú tervezéshez hiányoznak vagy csak részlegesen állnak rendelkezésre a szükséges szoftverek és hardverek.
3. Szervezési és szabályozási hiányosságok: Az alapvető jogi kereteket a jogszabályi környezet, azon belül leginkább a mindenkor hatályos közbeszerzési törvény határozza meg. Az ajánlatkérői és az ajánlattevői oldal, de a társadalom is sokat vár az új közbeszerzési törvénytől, melyet reményeink szerint kellő alapossággal készít elő a jogalkotó.
A törvény azonban csak egy keret, melyet szervezeti szinten testre kell szabni. Jól, az adott szervezet tevékenységéhez illesztve kell megválasztani a megfelelő beszerzési eszközöket és kialakítani a gyakorlatban alkalmazott munkafolyamatokat. Jelenleg ahány szervezet, annyiféle (köz)beszerzési szabályozás létezik, melyekre csak elvétve találunk elérhető mintákat, benchmarkokat, etikai alapelveket és közkinccsé tett legjobb gyakorlatokat. Hiányoznak a jól működő, központosított beszerzési szervezetek, valamint a felállításukhoz szükséges rendszerezett és minősített alapvető információk.
Különösen válság idején érdemes elgondolkozni azon, hogy a kötelezettségvállalásokat előkészítő beszerzési szervezeteket - akár csak ideiglenesen is - törzskari szintre emeljék. A stratégiai irányok kijelölését követően, megfelelő felkészültség és hatáskör esetén ezek a szervezetek képesek leginkább hatni a költésekre. Törzskari felépítés esetén a beszerzési szervezet nehezebben befolyásolható, és a beszerzések is átláthatóbbak.
4. Piackutatás és piacismeret hiánya: A szállítói és vevői, valamint a helyettesítő termékek piacának alapos ismerete nélkül nem lehet jó szerződést kötni! Napjainkban a közbeszerzési szektorban piackutatásra jellemzően ABC analízis szerinti A és B kategóriás és Kraljic-mátrix szerint vélelmezhetően szűk keresztmetszetű és stratégiai termékek/szolgáltatások beszerzése esetén sem kerül sor! Az elérhető nemzetközi benchmarkok itthon alig ismertek, de erre a célra készített, karbantartott és gyakorló közbeszerzők által elérhető hazai adatbázis sem létezik.
5. Gyenge IT támogatás: Az általános hardveres és szoftveres hiányosságok mellett szinte mindenhol hiányoznak a versenyszférában jól bevált beszerzési célszoftverek. Nincsenek sem a nemzetgazdasági, sem a vállalati (vállalatcsoporti) költések csökkentése érdekében kialakított adatbázisok, hiányoznak az adattárházak és a döntéseket támogató szoftverek is. A fenti hiányosságokból adódóan az alkalmazottak között csak elvétve találhatóak ezeket megfelelően karbantartani és használni tudó szakemberek.
A beszerzési helyzetek a beszerzési tárgytól és szituációtól függően osztályozhatóak ugyan, de rendkívül sokfélék, és a konkrét versenyt megelőzően nem mindig jelezhetőek előre. Ennek a problémának a kezelésére a beszerzési szakma gazdag eszközrendszerrel rendelkezik. A versenyszférában a beszerzési munka a külső piaccal való kapcsolat irányítására is kiterjed - a hatékonyság érdekében ennek lehetőségét a közbeszerzési gyakorlatban is biztosítani kell.
A fenti hiányosságok elsősorban nem a jog eszközeivel orvosolhatóak. A beszerzés, így a közbeszerzés is gazdálkodási menedzsment tevékenység, melyet a gazdaságtudományok írnak le - a lényege ugyanis a pénzekkel és más erőforrásokkal való jó gazdálkodás.
A profitorientált vállalatok menedzsmentjének az erőforrások hatékony felhasználását kell biztosítania. A versenyszférában az elmúlt 10-15 évben azért erősödött meg a beszerzési szakma, mert felsővezetői támogatást kapott.
Biztos vagyok benne, hogy a közbeszerzési szférában, stratégiai gondolkozással, megfelelő szervezéssel, erőforrásainkkal történő felelős gazdálkodással, naprakész szaktudással, korszerű beszerzési módszerek és eszközök alkalmazásával, valamint az ezt támogató szabályozási környezettel nemzetgazdasági szinten százmilliárdos megtakarítás érhető el.
Budapest, 2011. április
Horváth Ferenc
A szerzőről:
A szerző közgazdász, az elmúlt 10 évben főosztályvezetőként, igazgatóként több ajánlatkérői és ajánlattevői szervezetet irányított. Rendelkezett hivatalos közbeszerzési tanácsadói minősítéssel, 2008-ban az Év Beszerzési Menedzserének választották. Az MLBKT Beszerzési Vezetők Klubjának vezetőségi tagja, a közbeszerzési munkacsoport felelős vezetője.
A cikk az Index pénz beszél rovatában is olvasható.
